Big Data: la importancia de los datos en el reclutamiento

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El equipo de recursos humanos evoluciona y uno de esos cambios impacta en la necesidad de la comprensión del embudo de conversión y las métricas, tal y como sucede en los departamentos de ventas y marketing.

El uso de Big Data y el reporte permiten evaluar los esfuerzos y poder determinar si la estrategia de reclutamiento funciona o no. También permite reconducir los esfuerzos y evitar que se caiga en números rojos.

El uso de KPIs (Key Performance Indicators) sirve para determinar qué debe medirse y cuáles son los objetivos a corto y mediano plazo. Eso facilita mucho el trabajo, ya que de forma clara y concisa se puede saber si se están consiguiendo los objetivos o no, entre ellos, reclutar al mejor candidato para cada puesto, en el menor tiempo posible y, por lo tanto:

  • Análisis de efectividad de canales
  • Análisis de la efectividad de las diferentes estrategias de reclutamiento
  • Análisis de la efectividad del equipo reclutador
  • Análisis de la efectividad y evolución del programa de referidos

¿Por qué son importantes los datos en el reclutamiento?

Los directores de los equipos de gestión de talento suelen tener varios objetivos y frentes abiertos al mismo tiempo. Por ese motivo, deben decidir qué priorizar, en qué invertir más dinero y dónde enfocar el esfuerzo.

Para poder hacerlo, cuentan o deberían contar con informes pormenorizados de los resultados del departamento y así poder detectar indicadores de mejora o de pérdida de rendimiento.

El uso de la data driven sirve tanto al equipo como al director. Las actualizaciones y los reportes mensuales sirven para medir cómo evolucionan los KPIs y dónde residen los problemas que a final de año harán que no se llegue a los objetivos fijados.

Con esta fórmula también se sabe si el departamento gestiona su presupuesto conforme a lo establecido a principio de año o si, por el contrario, ha destinado demasiado recursos a una estrategia poco eficaz.

¿Cómo almacenar estos datos?

Si tu departamento no cuenta con un Software de Reclutamiento, entonces estos datos deberán ser obtenidos de forma manual.

Por ejemplo, usando un CRM o bien un Excel, podrás calcular los canales que reportan mayores candidatos, los reclutadores con más vacantes, o cuántos días se tarda en cerrar un proceso de selección.

Si tu empresa ya ha digitalizado esa parte del proceso, la obtención y el reporte de los datos se hace de forma automática con el software y la visualización es fácil e intuitiva.

Una vez recogidos, lo importante es el análisis y las conclusiones que saques de ello.

Principales problemas del Big Data y soluciones

Hay muchos datos y la recopilación no es el principal problema, sino su tratamiento y análisis. Los principales problemas son:

1. No se comparten

Según el semanario norteamericano AdWeek, el 80% de los problemas con los datos es que estos no están en el lugar adecuado y con el formato exacto. Esto es, que la información no se interrelaciona de manera adecuada para brindar una interpretación.

Otro problema asociado es que no suelen compartirse. A veces, los equipos no son colaborativos o bien dedican menos tiempo a la recopilación de estos datos.

2. La necesidad del análisis

A veces se recopilan datos sin darles un uso, es decir, obtener la información, pero no prestar atención a qué dicen, solo a las cifras en bruto.

Es necesario contar en el equipo con un analista, aunque a veces, está bien que el resto los revise, porque pueden aportar un punto de vista diferente y dar respuesta al por qué de ciertos repuntes o bajadas, ya que ellos lo han vivido en el día a día.

3. En busca de la fórmula mágica

Muchas empresas quieren encontrar una fórmula mágica para tratar los datos, sin embargo, como toda actividad, se necesita tiempo y algunos recursos para sacar provecho a este conocimiento.

Gracias a Sherlock estarás muy cerca de la fórmula mágica, aunque los datos sin el análisis no cuentan nada.

Sherlock, el software de reclutamiento con el que trabaja en exclusiva CompuTrabajo

Ya hemos hablado en ocasiones anteriores de Sherlock, un software de nueva generación con el que colabora en exclusiva CompuTrabajo, pero esta vez queremos enfocarnos en la funcionalidad que incorpora y que soluciona la recopilación de datos y KPIs para su análisis.

Esta herramienta permite digitalizar y automatizar partes del proceso de reclutamiento y a la vez ir analizando todos los datos que intervienen en el departamento de Recursos Humanos.

El hecho de usar una sola plataforma, para publicar en diversas fuentes y hacer el seguimiento en el mismo software, hace que el sistema pueda seguir los procesos de selección y arrojar gráficas para ayudar al departamento a posicionarse por delante de su competencia a la hora de contratar talento.

Tipos de reportes

Al acceder a Sherlock, en el panel de control ya puedes encontrar los primeros datos sobre cómo van tus procesos de selección.

De un solo vistazo puedes conocer las vacantes que están actualmente en gestión y los candidatos postulados.

De las candidaturas que han aplicado, puedes ver los inscritos, los que están en proceso y finalmente aquellos que han sido contratados.

El último dato que arroja esta página es la procedencia de los postulantes,con lo que sabemos qué canales nos reportan más candidatos.

Si vamos al apartado de “Reportes”, encontraremos tres pestañas: Equipo, Vacantes y Candidatos.

Reportes del equipo

En la primera pestaña podemos ver los papeles de los usuarios y el tiempo que han usado el software, así como las vacantes creadas, las gestionadas, las llamadas, entrevistas y los contratados.

Estos datos se pueden exportar y hacer gráficas para ver quiénes obtienen mejores resultados o bien aquellos que actualmente tienen procesos abiertos o una sobrecarga de trabajo.

Esta herramienta es sumamente útil para el jefe del equipo, ya que puede revisar el trabajo y asignar tareas según la ocupación de los miembros.

Reportes de las Vacantes

En este apartado podemos ver con más detalle las vacantes que tenemos disponibles.

La primera gráfica muestra las vacantes activas. Tú mismo puedes seleccionar el período de tiempo que deseas evaluar.

También tendrás acceso a los datos de las vacantes destacadas, urgentes y confidenciales. Esta opción solo está disponible para las que has publicado en CompuTrabajo y hayas escogido algunas de estas opciones antes de publicar.

Reporte: candidatos

La gráfica se muestra de forma parecida a la de las vacantes. En este caso veremos la cantidad de candidatos postulados durante el periodo de tiempo seleccionado.

Hay una segunda opción que permite ver la cantidad de consultas que se han hecho a la base de datos de CompuTrabajo. De este modo los reclutadores pueden saber si se han consumido los créditos o qué día de la semana es en el que se hacen las consultas para poder organizar mejor el tiempo.

Beneficios

El uso del software de reclutamiento para el tratamiento de los datos proporciona ciertos beneficios para el departamento y la empresa.

  • Ahorro del tiempo en la recopilación de datos: al acceder desde un solo punto y al mantener todos los datos en el software, la recopilación es mucho más sencilla y rápida.
  • Gráficos para consultas rápidas y visuales: en el dashboard encontramos las gráficas más significativas para que, de un solo vistazo, podamos ver cuál es el status de las vacantes y qué fuentes nos reportan mejores candidatos.
  • Posibilidad de exportar los datos: si necesitas tratarlos puedes hacerlo; están disponibles en formato Excel.
  • Detectar los canales con menos resultados de forma rápida y de este modo destinar el presupuesto a otros con mayor retorno.
  • Extracción de datos del equipo y la distribución del tiempo y el uso de la herramienta. Podrás saber qué miembro cierra más ofertas y cuál gestiona mayor número de ofertas.

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