¿Cómo elegir el mejor software de recursos humanos o HCM?

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La tecnología ha demostrado ser un gran aliado de las empresas, ya que permite adaptarse ante nuevos escenarios y agilizar —más no reemplazar— tareas cotidianas de los diversos ámbitos que la conforman. Es el caso de la gestión de capital humano.

Si has detectado la necesidad de adquirir un software para facilitar los procesos relacionados a la administración de los recursos humanos, pero no sabes cómo empezar o qué aspectos debes priorizar, te compartimos una guía con toda la información que requieres para elegir el mejor HCM para tu organización.

Qué es un HCM o Software de Recursos Humanos

Un software de gestión del capital humano (HCM) es una solución integral que permite a los departamentos de recursos humanos enfocar sus esfuerzos a tareas más estratégicas. Un HCM facilita el ahorro de tiempo y costes, la retención de talento y el incremento de la satisfacción laboral.

Aspectos clave a considerar para elegir un software de RR.HH.

Antes de buscar un proveedor de software, es importante que des respuesta a preguntas como estas:

  • ¿Para qué necesito un software de gestión de capital humano?
  • ¿Qué necesidades específicas me gustaría optimizar con su ayuda?
  • ¿Cuántos colaboradores requiero que utilicen la herramienta?
  • ¿Mi empresa tiene las condiciones técnicas para implementar el software?

Una vez que conozcas las respuestas, podrás contactar con posibles proveedores para conocer qué pueden ofrecerte.

Situaciones que has enfrentado y podrías simplificar con un HCM

Todos los días, los HR Managers enfrentan diversas situaciones propias de su quehacer profesional, algunas de ellas pueden incluso tomar más tiempo del ideal, lo que puede impedir el desarrollo e implementación de estrategias mejor encaminadas a generar un impacto organizacional, a través del desarrollo de los colaboradores.

Para responder a la pregunta qué necesidades específicas me gustaría optimizar con la ayuda de un HCM, enlistamos algunas de las situaciones que enfrentan día a día y de qué manera pueden simplificarse con un software de gestión de personas:

1.    Brindar un proceso de incorporación completo

Sumar un colaborador a la empresa significa una serie de procesos que le permiten no solo completar la parte administrativa, sino también adentrarse en la ejecución de sus labores, la identidad corporativa y la cultura organizacional. Para ello, un HCM puede favorecer el ahorro de tiempo y la efectividad de dichos procesos, a través de funcionalidades como:

  • Módulo de onboarding. A través de plantillas precargadas y la posibilidad de personalizar los campos requeridos, es posible dar de alta al colaborador de forma sencilla. También puedes solicitarle que sea él mismo quien complete su información; asignar las tareas de cada miembro del equipo involucrado en darle la bienvenida y enviarle un email con toda la información para su primer día de trabajo.
  • Módulo de organigrama. Ya sea al inicio o en cualquier momento, el organigrama y el expediente digital de los colaboradores, facilita la coordinación entre equipos y da visibilidad a la estructura de la empresa. Con un software de RR.HH. como HolmesHR, es posible importar los datos y generar un organigrama atractivo de forma automática, personalizar la visibilidad de la información y mantenerlo actualizado, aun cuando haya un cambio en la plantilla.

2.    Mantener la cohesión de los equipos

  • Módulo de comunicación interna. Mantener a tantas personas coordinadas, informadas y trabajando hacia los mismos objetivos, puede ser un gran desafío, más aún en esta época en la que se hace desde diferentes ubicaciones. Para atender esta necesidad, un software de capital humano debe incluir funcionalidades de comunicación interna, capaces de permitir compartir novedades y recibir retroalimentación.

Con mayor nivel de personalización, efectividad y control, HolmesHR incluye la red social corporativa, el panel de noticias y el buzón de consultas y sugerencias.

3.    Llevar el registro de las jornadas laborales

  • Módulo de control horario. Un HCM con control horario, permite que los colaboradores registren el inicio y fin de su jornada laboral desde donde estén y en cuestión de segundos. Además al HR Manager, le facilita la configuración de los turnos, el monitoreo, registro y obtención de reportes de asistencia, retardos o ausencias.

4.    Gestionar las solicitudes de vacaciones

  • Módulo de gestión de vacaciones y ausencias. Uno de los grandes beneficios de los softwares de recursos humanos es su de dejar atrás las tareas manuales, como la gestión de vacaciones…que implica un ir y venir entre el colaborador, su jefe inmediato y el área de RR.HH., que de la mano de la tecnología, puede simplificarse a un par de clics de solicitud y algunas notificaciones de aceptación.

5.    Dar cumplimiento a la NOM035

Entre las labores del departamento de RR.HH. se incluyen algunas que dan respuesta a ciertos aspectos que solicita la ley, ejemplo de ello son las actividades relacionadas a la NOM035.

Entre las funcionalidades que ayudan a cumplir estos requisitos, destacan:

  • Módulo de encuesta de clima laboral. Enviar encuestas de clima a todos tus colaboradores y obtener los resultados en tiempo real, con informes detallados, segmentados y de fácil interpretación, es sumamente sencillo de la mano de una plataforma como HolmesHR.
  • Módulo de comunicación interna. Nuevamente la funcionalidad de comunicación interna sobresale, ya que ayuda a asegurarse de que todos los colaboradores conocen las políticas y protocolos de prevención de factores de riesgo psicosocial, el componente de buzón de sugerencias, apoya el requerimiento de ley de brindar un medio de comunicación confidencial, para que puedan denunciar prácticas opuestas al entorno laboral favorable.

6.    Organizar y tener a la mano la documentación de los colaboradores

  • Módulo de gestión documental. Laorganización y almacenamiento de la documentación es mucho más  eficiente si se hace de forma digital.

7.    Crear estrategias de bienestar, retención y desarrollo individual

  • Módulo de formación. A través de integraciones, es posible que los softwares de RR.HH. ofrezcan la posibilidad de gestionar los cursos de formación que se les brinda a los colaboradores.

Con Holmes, incluso es posible elegir los cursos y profesores, el tipo de clases, la frecuencia, horario y cantidad de lecciones, así como acceder a la información sobre el desempeño de los colaboradores inscritos a determinado curso.

  • Módulo de salario emocional. Con esta funcionalidad es posible compartir de forma muy visual, todos los beneficios que tiene un empleado y cómo puede redimirlos.

8.     Tomar mejores decisiones con base en indicadores de RR.HH.

  • Módulo de people analytics. Cualquier decisión debe poder sustentarse, por ello es fundamental que un software de gestión de capital humano, te permita obtener reportes con indicadores clave sobre tus colaboradores.

    Con Holmes puedes decidir qué indicadores quieres monitorear desde tu dashboard, filtrar los informes por fecha, descargar reportes con las métricas que desees y obtener datos en gráficos visuales y de fácil interpretación.

9.    Supervisar el mantenimiento de las herramientas de trabajo

  • Módulo de gestión de activos. Dotar a los colaboradores de las herramientas necesarias para ejecutar su labor también es responsabilidad de RR.HH.. Por ello, qué mejor que poder llevar un registro digital de lo que se le entrega a cada colaborador y mantener en orden todo tu inventario.

Factores que determinan el costo de un HCM

Existen dos principales aspectos que impactan en el costo final de una plataforma de gestión de personas y que se relacionan directamente con las preguntas para qué necesito un software de gestión de capital humano y cuántos colaboradores utilizarán la herramienta:

●        Número de colaboradores. Es común que el servicio de un software de RR.HH. se facture por cada usuario que haga uso de la misma, por lo que es importante considerarlo al momento de solicitar una cotización.

●        Funcionalidades solicitadas. Otro factor es la cantidad de funcionalidades que requiera la empresa en cuestión y es que claramente, entre más módulos se soliciten, el precio incrementará, todo depende de cuáles sean las necesidades específicas.

Ambos casos nos demuestran que lo ideal es buscar una plataforma que permita la máxima posibilidad de personalización. HolmesHR es modular, lo que significa que solo pagas por los módulos que adquieres, sin obligación de contratar funcionalidades que no vayas a aprovechar.

Aspectos tecnológicos a considerar

Una vez que tienes bien claro cómo puede ayudarte un HCM y te encuentras en la búsqueda del mejor proveedor de acuerdo a las necesidades identificadas, deberás considerar que la plataforma que elijas cumpla requerimientos técnicos, relacionados a aspectos como:

  • Implementación. Toda plataforma requiere un tiempo y ciertas especificaciones de implementación, cuida que el plazo no sea tan largo ni la integración tan compleja, que el proveedor sea claro y te explique cada requerimiento, para que de ser necesario, puedas corroborarlo con el área correspondiente dentro tu empresa. Recuerda que para facilitar este punto, es necesario que en tu empresa las políticas y procesos, estén claramente establecidos.
  • Usabilidad. Dado que su función es justamente la de facilitar los procesos, no puede ni debe ser un software complejo…sino lo más intuitivo posible. Busca que sea una plataforma amigable y sencilla que le guste a tus colaboradores.
  • Seguridad. Buscaun software que utilice protocolos de seguridad en la nube para evitar la vulnerabilidad de los datos.
  • Confidencialidad. La NOM 035 pide a los centros de trabajo brindar un medio seguro y confidencial para que los colaboradores comparten sus sugerencias, quejas o denuncias relacionadas a situaciones que afecten el entorno organizacional favorable, por ello contar con una herramientas como el buzón de consultas y sugerencias de HolmesHR es una excelente opción para ello.
  • Centralización de los datos. Uno de los encantos de la plataforma ideal, es que debe integrar toda la información en un mismo lugar, esto beneficia no solo la organización, sino también da mayor visibilidad y posibilidad de análisis.

Ahora que ya sabes qué aspectos son los más relevantes y que módulos pueden ayudarte para un determinado objetivo, inicia la búsqueda del mejor software para tu empresa y convierte al departamento de Recursos Humanos de tu organización en un área estratégica para la toma de decisiones con ayuda de la automatización de procesos y suma valor a tu organización.

 

 

 

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