¿Cómo implementar el Teletrabajo en este periodo de contingencia?

Tras la declaración de pandemia ocasionada por la oleada de casos de nuevos contagios alrededor del mundo, con el virus denominado Covid-19, diversas empresas han tomado una serie de medidas para proteger la salud de sus colaboradores y reducir los riesgos de propagación.

Sin duda, una alternativa viable para poder hacerle frente a este desafío es el teletrabajo, es decir, esa posibilidad de trasladar a nuestros colaboradores a sus casas para que puedan desempeñar sus funciones sin necesidad de que asistan físicamente a la oficina.

Es importante mencionar que, hasta ahora, en el caso específico de México, no existe una norma que determine que las empresas tengan que instaurar de forma obligatoria esta medida. Sin embargo, los expertos consideran que el home office puede ser un recurso efectivo para no comprometer la estabilidad de las personas que confirman las organizaciones, Por ello, te decimos cómo puedes implantarlo:


Herramientas

Trabaja desde “la nube”. El uso de la nube favorece sin duda, para mantener la comunicación abierta con nuestros colaboradores y para facilitar los esfuerzos con herramientas efectivas que contribuyan a realizar las tareas asignadas con éxito. Conozcamos algunas de estas herramientas:

  1. Google Docs. Este recurso te permitirá compartir cualquier documento en formato Word, Excel o Power Point. Esta herramienta contribuye a que se pueda trabajar con los documentos en tiempo real. Es ideal para trabajar a distancia y llevar un control de los avances del equipo en el proyecto, así como compartirles un feedback de manera inmediata.
  2. Dropbox. Esta herramienta permite subir todos los archivos a la nube para que se pueda acceder a ellos desde cualquier computadora, Tablet o smartphone y se pueden compartir hasta 5 GB de información con un número de personas ilimitado y de forma gratuita.
  1. Evernote. Esta aplicación es muy simple, pero resulta funcional cuando se trabaja a distancia, ya que se pueden crear en ella notas de voz, textos, audios e imágenes que se pueden sincronizar con los dispositivos. Esta puede resultar una buena forma de fijar recordatorios de actividades.

Otras herramientas muy efectivas para equipos de trabajo y gestión de proyectos son:

  1. a) Slack: permite comunicación directa, con la posibilidad de buscar entre las conversaciones de manera muy efectiva. Además, cuenta con la posibilidad de integrar aplicaciones de terceros como es el caso de Google Docs.
  2. b) Asana: te permite organizar y ejecutar tareas diarias, tanto tuyas como de tu equipo y ayudarte a conseguir los resultados que quieres.
  3. c) Base Camp: Si tu principal preocupación es la colaboración y la comunicación con los miembros de tu equipo, basecamp es para

Además de ser una herramienta de gestión de proyectos, Basecamp incluye funcionalidades que facilitan la gestión y organización de tareas, hojas de cálculo y documentos colaborativos. Es un buen sistema para empezar, si nunca has utilizado un gestor de proyectos.

Para mantener videoconferencias con más de cuatro personas, existen herramientas como Zoom, Webex o Microsoft Teams.

Utiliza el correo electrónico como medio oficial para establecer comunicación directa con tus colaboradores.

Contar con programas informáticos que digitalicen procesos y que permitan a los colaboradores trabajar desde donde estén, también convierte al teletrabajo en una posibilidad viable para el cumplimiento de objetivos, ya que se establece una relación formal de cooperación entre el equipo, el líder y la empresa misma. En este sentido y, para el desarrollo específico de tus tareas de gestor del talento, en estado de home office, te recomendamos:

  1. a) SherlockHR, que digitaliza los procesos de reclutamiento y te permite video entrevistas, hace especial hincapié en la comunicación con el candidato y mantiene la comunicación en la misma herramienta, entre todos los miembros que participan en el proceso.
  2. b) HolmesHR esta es una herramienta digital que te permite gestionar, desde cualquier lugar, todo el talento humano con las tecnologías de la información más actuales. Interactúa con redes sociales, administrando, fidelizando y reteniendo a los colaboradores.

Seguridad

Implementar el home office con tanta celeridad en empresas que no tienen el hábito puede conllevar un descuido de la ciberseguridad. Pero, teniendo unas recomendaciones básicas y sencillas y extremando la cautela, es posible reforzar la seguridad de los equipos en esos entornos domésticos. Como recomendaciones:

  • Trabajar con las versiones más actualizadas de los programas que se usen
  • Utilizar tan solo aplicaciones de confianza y para el trabajo solo las proporcionadas por la empresa
  • Utilizar WiFi’s de confianza
  • Escribir uno mismo las direcciones de correo electrónico, no las que te aparecen por defecto como opción sugerida (Éste es el típico error de enviar información sensible a otra persona, por error.)
  • Hacer copias de seguridad en discos externos, para evitar que se pierda el trabajo.
  • Comunicarse a través del correo electrónico del trabajo y no desde el personal.

Protocolos

  • Establecer un canal de comunicación oficial para toda la empresa y con comunicados de forma periódica, bien globales, o por departamento.
  • Establecer un protocolo adecuado a cada empresa que tenga en cuenta:
    • herramientas de trabajo
    • canales de comunicación
    • Predeterminar los roles para liderar los equipos a distancia
    • buenas prácticas
    • definición de los horarios y que estos se adecúen a las características de cada colaborador
    • Resúmenes semanales de “lo que hemos hecho y lo que vamos a hacer” al estilo metodología Agile
    • Es importante verse las caras

Comunicación

Mantén una comunicación activa con tus colaboradores. De cara a los equipos de trabajo, es vital que el líder promueva una comunicación constante entre las personas para tener una comunicación real. Organiza reuniones en video y muéstrales que no están solos y que el ánimo y el optimismo pueden hacer más venidera esta crisis.

A nivel organizacional, utiliza medios oficiales para mantener informada a tu plantilla de empleados de todos los cambios que se presenten en el día a día. La red social corporativa y la intranet serán los medios de comunicación que nos permitan comunicar cada paso que se da dentro de la organización ante este periodo de contingencia.

Invita a tus colaboradores a que estén pendientes ante cualquier cambio por estos medios y refrenda tu compromiso con ellos para velar por su seguridad en estos tiempos de crisis y empújalos a que se unan voluntariamente a la causa, haciendo lo que les corresponde.

Suma esfuerzos

Este es el momento justo en el que la confianza que las empresas depositen en sus colaboradores puede rendir grandes frutos. En estos tiempos en los que la crisis es inevitable, realizar nuestro trabajo con voluntad inquebrantable cargada de valentía, optimismo y, sobre todo, responsabilidad, será lo que nos permita salir victoriosos de esta situación.

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