Comunicación automatizada, esencial para la experiencia del candidato

comuniacion_automatizada

En toda estrategia de recursos humanos debe haber una parte dedicada a la comunicación, tanto con los colaboradores como con los candidatos.

Los mensajes durante un proceso de selección son vitales, ya que guían al candidato durante el proceso y lo mantienen informado e interesado. Es una buena manera de darle a la persona una buena experiencia.

Beneficios de mantener a al candidato informado

El 79% de los candidatos odia no recibir información o actualizaciones después de inscribirse a una oferta. Es más, prefieren recibir un mensaje que les informe que han quedado descartados, que no recibir ninguno.

Según la consultoría experta en administración de capital humano BCG Study, las empresas con buenas prácticas de contratación experimentan un incremento tres veces mayor de crecimiento que aquellas empresas con pésima experiencia del candidato.

La comunicación uno a uno no es viable, primero: por el tiempo con el que cuenta el reclutador y, segundo, por la cantidad de candidatos que se inscriben a una vacante (casi 250 de media, a un mismo puesto). Para resolver esta situación es que se han desarrollado los programas informáticos y entre todos destaca Sherlock, el software de nueva generación, que permite automatizar y personalizar los mensajes para mantener al candidato informado.

Sherlock HR permite elaborar plantillas para cada posición y además dispone de comunicaciones automáticas que el sistema envía por defecto a los candidatos según la fase en la que se encuentren.

Tipos de comunicación en Sherlock

  1. A candidato
  • Te has inscrito correctamente: este mensaje se envía de forma automática a todos los postulantes. Esto da tranquilidad al candidato, ya que el sistema le informa que ha recibido su currículum correctamente.
  • Debes realizar un test: cuando en una de las etapas hayas programado un test, este mensaje se envía de forma automática con el test asignado (inglés, francés, español y test a medida). El candidato recibirá un correo con un enlace para realizar la prueba correspondiente, sin necesidad de asistir presencialmente para hacerlo.
  • Descartado: cuando un candidato no cumple con los requisitos y pasa a la carpeta de descartados, el sistema le envía un mensaje, informándole que su candidatura no sigue en el proceso. Este mensaje se puede programar para que, en lugar de llegar a los cinco minutos de la candidatura, llegue a los siete días de la postulación, con la que la percepción del candidato será que le hemos dedicado tiempo y hemos revisado su CV. Esto ha sido así, pero en lugar de hacerlo manualmente, se ha hecho con filtros automáticos disponibles en Sherlock. Si te interesa cómo filtrar de forma automática, no te pierdas el artículo sobre Smart Recruiting o automatización de procesos.
  • Eres finalista: En el caso en que el candidato llega a la etapa final, Sherlock envía un mensaje a la persona seleccionada, para comunicárselo.

2. Mensajes enviados al resto del equipo de reclutadores o personas de la empresa que participan en el proceso de selección:

  • Nuevos inscritos: las notificaciones te avisan de los nuevos candidatos que se han inscrito en las vacantes que tienes abiertas. Este aviso es una forma de saber si hay perfiles para revisar y que la candidatura avance a su resolución.
  • Candidato duplicado: es una de las ventajas más competitivas de Sherlock. Si un candidato llega a través de más de un canal, el sistema te avisa para que almacenes solo el CV más completo. Para ello, Sherlock permite combinar ambos currículums y quedarte con una versión personalizada y ampliada. Es un modo fácil, rápido y eficaz para mantener una base de datos activa y limpia.
  • Test pendiente de revisar: tal y como sucede con los nuevos candidatos, Sherlock informa al reclutador cuando una persona ha realizado un test y esta pendiente de corrección. Todas estas comunicaciones con el reclutador están pensadas para recordar al equipo las tareas pendientes y evitar el retraso del proceso.

Crea tus propias plantillas

Esta funcionalidad permite ser todavía más cercano a tus postulantes, pues puedes personalizar el mensaje. Para ello, debes entrar en “Configuración” y buscar en el menú lateral izquierdo la opción “Plantillas de Email”.

Al hacer clic accederás a una pantalla, donde podrás añadir el nombre de la plantilla, el asunto y el texto. Recuerda que cuentas con etiquetas para personalizar el mensaje.

Guarda la plantilla y para aplicarla, selecciona al candidato a quien quieres mandarle este mensaje, haciendo clic en el icono con forma de sobre. Es posible enviarles el mismo correo personalizado a varios candidatos.  

Esta es una buena opción para etapas avanzadas del proceso, donde cuentas con un número manejable de currículums.

Buenas prácticas para tus comunicaciones con los candidatos

Personaliza el mensaje

Usa las etiquetas de las que dispone Sherlock para personalizar todos los mensajes con el nombre de la persona y la vacante a la que aplica.

Además, tendrás disponibles muchas etiquetas más para que tus mensajes sean detallados y personalizados al máximo.

Recuerda que los mensajes personalizados tienen una mejor aceptación y dan al candidato una sensación de que la empresa le ha dedicado tiempo.

Usa los mensajes para transmitir los valores de marca

Cada comunicación con el profesional es una oportunidad de mostrar tu marca y los valores de la empresa.

Usa el libro de estilo para redactar los correos electrónicos y deja que los mensajes plasmen cómo es la empresa. Si tienes dudas, un buen consejo es hablar con el departamento de Marketing y Comunicación para que te orienten sobre la imagen que se quiere proyectar.

Da una buena experiencia al candidato

La experiencia que tiene la persona es importante. Los candidatos se han convertido en los clientes del equipo de recursos humanos y por eso, cómo haya sido la experiencia que han tenido, impactará en la percepción y en la reputación de marca empleadora.

El 80% de los candidatos no volverían a inscribirse a las ofertas de empleo si han tenido una mala experiencia con la empresa.

Vivir un proceso de selección positivo ayudará a aumentar tu reputación, te facilitará candidatos para próximas vacantes y además tu empresa será recomendada por parte del candidato, atrayendo talento y nuevos clientes.

Automatiza parte del proceso

El Smart Recruiting consiste en usar la tecnología a tu alcance para definir el proceso y que el filtraje automático de CV’s te permita dedicar tiempo a las estrategias de valor.

Entre las partes que puedes automatizar se encuentra el filtraje de currículums, los exámenes o evaluaciones de conocimientos, el grado de adecuación, el kit de entrevistas (preguntas y tarjeta de evaluaciones), comunicaciones y elaboración de informes.

Base de candidatos activa y actualizada

Sherlock permite tener una base de datos actualizada, ya que avisa de todos los candidatos duplicados y también guarda las evaluaciones, test y comentarios que ha hecho un candidato durante cualquier interacción con la compañía.

De este modo, no solo queda su currículum almacenado en el sistema, sino que también todos los contactos y evaluaciones que ha realizado. De este modo, para futuras vacantes, puede ser muy útil buscar y contratar nuevo talento en dicha base de datos, antes de generar una nueva vacante.

Tener una base de datos propia puede ahorrar en costo de contratación y agilizar los procesos, ya que, en lugar de publicar el contenido en diversos canales, puedes contactar directamente con el candidato que ya conociste anteriormente. Disfruta de estas y otras funcionalidades para acercarte a tus postulantes y decídete a dar el salto a lo digital para mejorar tu comunicación.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *