Consejos para el teletrabajo: buenas prácticas en tiempos del COVID19

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Con la propagación del COVID19, muchas empresas se han visto obligadas a implementar el teletrabajo para ser responsables con la sociedad y evitar el contagio entre sus propios colaboradores, pero también es una buena oportunidad para sopesar sus ventajas y aportaciones.

El teletrabajo o home office, es una realidad en algunos países. En Brasil o Argentina, por ejemplo, casi el 10% de los colaboradores económicamente activos ejercían a través de esta opción laboral, independientemente de cualquier condición sanitaria como la que estamos enfrentando hoy con el Coronavirus.

Por ello, hoy queremos darte algunos consejos para realizar de forma óptima el teletrabajo, ya que este escenario social supone nuevos retos para las empresas que aún no han experimentado el trabajo a distancia y que ya se adelantan a suponer que este modelo significará una gran pérdida para la empresa.

Situación en Latinoamérica

Un reciente informe sobre el trabajo desde casa señala que América Latina presenta un escenario favorable, aunque en distintos niveles, para su implementación. En Chile y México entre el 2 y el 4% de los trabajadores lo realizan por lo menos una vez a la semana.

Este fenómeno va en aumento debido a los nuevos patrones productivos, la introducción de nuevas tecnologías y la globalización.

La implementación de este tipo de políticas supone ciertos beneficios para la empresa, como la disminución del impacto ambiental y la reducción de costos. De hecho, según la firma tecnológica Citrix, una empresa puede llegar a reducir un 30 por ciento sus costos de operación.

Evitar desplazarse de casa al trabajo, en transporte público o en auto, también supone una ganancia de tiempo, dinero y esfuerzos para el colaborador y permite flexibilizar los horarios para compaginarlos con la vida familiar.

Otra de sus ventajas, dependiendo de la magnitud en que se aplique, es que disminuyen los niveles contaminación. Por ejemplo, la cantidad de dióxido de nitrógeno atmosférico (NO2) ha disminuido un 25% en China desde la implantación de las medidas para frenar el avance de Covid-19. El paro del tráfico aéreo y terrestre supone una disminución del consumo de combustibles fósiles (como el petróleo, gas y el carbón), lo que implica una reducción del 6% de los gases del tipo invernadero a nivel global.

Por otra parte, en 2019 se realizó una prueba de home office en México con 4 mil servidores públicos de la Oficialía Mayor y a la Secretaría del Trabajo y Fomento al Empleo. Los resultados fueron muy positivos: el 51% de los participantes mejoraron su productividad, el 75% ahorró en transporte y el 80% mejoró su estado de ánimo.

Transición de trabajo a teletrabajo

Aunque la contingencia sanitaria sea una situación excepcional que impone estas medidas sin tener mucho tiempo para la transición, es necesario realizar de forma coherente y con organización todo lo necesario para poder implementarla con éxito, sin causar desconcierto a colaboradores y líderes de equipo. A continuación te damos una serie de sugerencias para que puedas enfrentar cada escenario de manera óptima:

  1. Elige las herramientas de comunicación

Es necesario que la empresa decida de forma unánime qué herramientas y plataformas serán las preferentes para mantenerse activamente en contacto. Aunque la mayoría de las personas que trabajan en una empresa ya utilizan el correo electrónico y otras plataformas de comunicación instantánea como Slack o Skype, pueden implementarse nuevas herramientas para mantener las reuniones o la toma de decisiones.

 Para que esto sea posible y esté perfectamente implementado, el departamento de Sistemas deberá preparar los equipos para que todo funcione con la precisión de un reloj.

Es importante minimizar la cantidad de estas herramientas. Establece las líneas oficiales y evita crear otros canales alternos o distintos para no causar confusión o distracciones en tu equipo y permitirle concentrarse.

2. Delega jerarquías para el trabajo remoto

Cambiar la forma de trabajo puede provocar cambios. Es necesario que los líderes y directores de los equipos cuenten con las consignas necesarias para transmitirlo a su equipo y seguir trabajando por los objetivos.

También es aconsejable contar con un grupo de expertos que hayan trabajado de forma remota con anterioridad. Estas personas pueden responder las dudas que surjan.

Se sugiere documentar los desafíos en tiempo real y asignar equipos para ir solventando los problemas que surgen en el camino.

Las reuniones a distancia deberán ser documentadas y el acta se enviará a todos. Aunque cuando se trabaja de forma presencial hay reuniones que no tienen acta, en los casos de teletrabajo es mejor ir documentando todo lo que se hace para intentar mantenerse al día.

Crear una minuta y almacenarla en un drive, o un archivo digital en la nube, permitirá a todos los implicados controlar y consultar las tareas, los acuerdos o los cronogramas cuando sea necesario.

Para las empresas que ya tengan una política de documentación será más fácil implementar el teletrabajo. En aquellas que no la tienen aún, es el momento de construirla, pues aportará muchísimas otras ventajas al trabajo cotidiano y al control interno de la empresa, sin importar las contingencias sanitarias que se presenten.

3. Documento de buenas prácticas

Para que todos los colaboradores sepan qué hacer y cómo deben hacerlo es necesario que la empresa, con ayuda del departamento de Recursos Humanos, elabore un documento de buenas prácticas para acudir a él y crear óptimas formas de trabajo.

El documento debe estar en línea para que pueda ser consultado por todos. Se sugiere habilitar un canal para preguntas y si son muy frecuentes, añadir las respuestas al documento.

Aunque parezca algo trivial, es de vital importancia que tus colaboradores sepan gestionar este cambio y evitar que la transición les suponga altos niveles de estrés o desconfianza.

Consejos para teletrabajar de forma correcta

Ahora, te damos varios consejos que permiten trabajar desde casa y aumentar la productividad, para que los socialices con tu equipo de trabajo:

  1. Establece un horario y una rutina. Puede suceder que las tareas no se terminen o bien que se trabaje mucho más, por eso es útil predeterminar un horario y crear un hábito para ir tomando consciencia de cuándo estamos trabajando y cuándo no.
  2. Evita las distracciones. Cierra todas las redes sociales e intenta enfocarte solo en lo que tienes entre manos. Este consejo también es útil cuando se trabaja desde la oficina.
  3. Define un espacio en casa para trabajar. No es aconsejable trabajar desde la cama o el sofá: es necesario que dispongamos de un espacio dedicado en exclusiva para esta tarea. Si tienes niños, para ellos será más fácil ver cuando estás trabajando y sus peticiones deben reducirse. Un buen espacio laboral en casa debe contar con una mesa y silla confortables, luz natural, buena ventilación y espacio para desarrollar tus tareas.
  4. Autodisciplina y organización: en casa, los jefes no están presentes, sino conectados. Por ese motivo, es crucial que uno mismo se marque los plazos y tiempos para terminar con las tareas que se le asignen. Si hay dudas sobre las prioridades, siempre puede conectar con su superior a través de los canales designados previamente.
  5. Haz descansos: en casa suele haber menos distracciones que en la oficina (aunque haya niños), ya que no hay compañeros, ni reuniones improvistas en la cocina, llamas constantes, etc. Los colaboradores trabajan sin pausas y eso no es muy productivo, ya que el descanso favorece la recuperación mental.

Cada 25 minutos, haz descansos de 5 minutos. Aprovecha para levantarte, tomar agua, caminar…. Y cada dos horas haz una pausa larga, de unos 20 minutos. Levantarse ayuda a relajarse y tener la capacidad para volver a la carga.

En las compañías donde hay una fuerte cultura de “estar en la oficina”, este cambio supone un desafío y hay que advertir que es una estrategia que va evolucionando y adaptándose para encontrar la solución ideal.

Aunque esta estrategia no estaba en la mente de muchas empresas, la situación hace que las compañías deban adaptarse rápidamente a los cambios, para proteger a sus colaboradores. Si la medida se implementa de forma correcta, los beneficios pueden ser muy altos, incluso para la empresa.

De acuerdo con Microsoft, el home office puede incrementar la productividad de un equipo de trabajo hasta en un 30%. Te deseamos mucho éxito para alcanzar un porcentaje de productividad todavía más alto tras tu implementación del trabajo en casa, ya sea durante esta contingencia sanitaria o para el futuro. Enfrentar el reto juntos, lejos o cerca, vinculados además de conectados, hará que tu empresa alcance sus objetivos y beneficie a todos.

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