Los KPI imprescindibles para RR.HH.

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El análisis de datos se ha convertido en una herramienta esencial para cualquier profesional. Los departamentos pueden consultar los indicadores y revisar los resultados, evitando así cometer errores y aumentando la productividad.

Las áreas que han identificado los KPI y recopilado los datos necesarios, pueden realizar un seguimiento periódico, gestionar correctamente el presupuesto y dedicar tiempo a acciones estratégicas de la empresa.

Esto nos llevará a presentar resultados positivos y alentadores y detectar rápidamente las oportunidades de mejora de nuestros procesos.

Humanismo digital: la transformación de los procesos

El reclutamiento manual hace muy difícil medir los resultados. Principalmente porque no es fácil tener constancia del tiempo invertido por cada gestor ni tampoco seguimiento de los pasos del proceso. 

Aunque Recursos Humanos debe ser el departamento más humano, debe ayudarse de la tecnología que hay a su alcance para realizar su trabajo de forma efectiva.

En este sentido, la tecnología se presenta como una herramienta de cambio positivo que nos ha permitido gestar la transformación de nuestras empresas.

Es bien sabido que actualmente existen soluciones digitales muy completas que han transformado el día a día de nuestros procesos de reclutamiento, no solo desde el punto de vista de la atracción sino también en cuanto a la detección de los mejores canales para cada perfil, el índice de fuga de talento o las best practices del equipo de selección de personal.

Una de estas soluciones digitales es SherlockHR, el ATS número uno en Latinoamérica y con el que CompuTrabajo colabora en exclusiva. Su recopilación de datos y su dashboard permite mostrar en tiempo real los principales KPIs del área.

Gracias al acceso a esa data detallada, el trabajo en equipo y la centralización de la información, se logra calcular de forma automática y precisa los tiempos de contratación, los gestores implicados y las tareas asignadas.

Centralizar todo el proceso abre una nueva ventana para conocer la efectividad de los métodos, los canales usados y el trabajo realizado. Es una de las piezas claves para alcanzar una mayor efectividad.

Etapas para construir procesos basados en datos

El uso de análisis de datos para tomar decisiones en el ámbito de los recursos humanos es una de las grandes asignaturas pendientes y esto tiene que cambiar.

En menos de 4 años, en el 2025, más del 85% de las empresas realizarán los procesos de reclutamiento completamente digitales.

Hay empresas o áreas de RR.HH. que aún no tienen una cultura de datos. Sin embargo, según Forbes los equipos de recursos humanos que están orientados a una cultura de análisis de datos son 4 veces más fiables para sus gerentes.

Las decisiones empresariales deben basarse en números y datos para poder conocer, y no suponer, qué sucede en el mercado

Qué permiten los datos:

  • Conocer e interpretar el mercado
  • Adaptación de la compañía
  • Medir los procesos
  • Optimizar el trabajo
  • Minimizar los riesgos

Paso a paso para crear una cultura de datos

  1. Definir los objetivos
  2. Elaborar los KPI
  3. Recolección de datos
  4. Análisis y evaluación de la eficacia del proceso
  5. Conclusiones y acciones de corrección

Una vez diseñado el plan de medición, consiste en repetir las acciones e ir revisando de forma permanente su evolución. Los KPI deben adaptarse cada año según el objetivo del área y la información debe almacenarse para poder ir viendo la evolución del departamento a largo plazo.

Los indicadores se han vuelto indispensables en muchas áreas, desde la administración, publicidad, ventas, y ahora también en la gestión de talento.  Éstos se han convertido en herramientas de referencia que permiten que los equipos que los usan se sumen al progreso.

Solo el 32% de las empresas dedican tiempo a evaluar su proceso de contratación, según datos ofrecidos por la consultora de Recursos Humanos Hudson.

Métricas, lo que no se puede medir no se puede controlar

El equipo de recursos humanos evoluciona y uno de esos cambios impacta en la necesidad de la comprensión del embudo de conversión y las métricas, tal y como sucede en los departamentos de ventas y marketing.

El uso de Big Data y el reporte permiten evaluar los esfuerzos y poder determinar si la estrategia de reclutamiento funciona o no. También permite reconducir los esfuerzos y evitar que se caiga en números rojos. Lo que no se puede medir, no se puede controlar y para ser más efectivos, debemos apoyarnos en los indicadores de gestión. Hagamos un breve repaso.

KPI que analizan la efectividad:

  • Canales de reclutamiento
  • Estrategias de selección de candidatos
  • Equipo reclutador
  • Programa de referidos

Desde una visión global, la definición y seguimiento de los KPIs nos ayudará a controlar los resultados del área y ver el retorno de la inversión, pero es necesario contar con indicadores a tiempo real.

Los KPIs permiten tanto al equipo, como al manager, saber si el costo se convierte en inversión o no. El retorno podemos verlo con los datos y también con los objetivos marcados a inicios de año.

Los indicadores permiten construir una argumentación clara y basada en datos para mostrar al director general y resto de equipos cómo y dónde se invierte el presupuesto del área y qué necesidades reales se están cubriendo con estas inversiones.

Debemos tener en cuenta que, según la encuesta realizada por CompuTrabajo a más de 2000 profesionales, el 38% de los reclutadores afirma que su trabajo se incrementó en términos de reclutamiento en este último año.

Los KPI imprescindibles en Recursos Humanos

Los directores de los equipos de gestión de talento suelen tener varios objetivos y frentes abiertos al mismo tiempo. Por ese motivo, deben decidir qué priorizar, en qué invertir más dinero y dónde enfocar el esfuerzo.

Para poder hacerlo, cuentan o deberían contar con informes pormenorizados de los resultados del departamento y así poder detectar indicadores de mejora o de pérdida de rendimiento. ¿Cuáles son esos KPI’s imprescindibles para nuestra área en el actual contexto?

  • Tasa de adherencia cultural
  • Número de candidaturas recibidas por oferta de empleo
  • Fuentes de reclutamiento: permite conocer en detalle qué portales, agregadores, páginas web o redes sociales aportan más candidatos de calidad
  • La experiencia del candidato
  • Etapas concluidas durante un periodo de tiempo
  • Número de vacantes ocupadas
  • Tasa de propuestas aceptadas
  • Costo da cada contratación
  • Costo por canal
  • Tasa de retención

Gestión de datos

La información debe ser analizada, interpretada y compartida con quienes corresponda para seguir con el cumplimiento de objetivos o bien realizar los ajustes que sean pertinentes para los procesos. En cualquier caso, es requerido que estemos en la capacidad de presentar la información de manera que sea comprensible y permita una real mejor toma de decisiones.

Permitamos a la tecnología brindarnos un apoyo en este sentido, ya que las soluciones disponibles permiten consultar y recibir la información de forma automatizada y ordenada, para poder, no solo realizar el seguimiento, sino además poder abrir el espacio para valorar las las oportunidades de mejora de la incorporación de nuevos talentos.

SherlockHR dispone de informes de Recursos Humanos que permiten revisar los indicadores y obtener un descargable con los diferentes KPIs:

  • Informe del tiempo medio de contratación por oferta
  • Fuente que reporta mayor número de candidatos contratados
  • Efectividad de la oferta
  • Efectividad de las fuentes de reclutamiento
  • Tiempo medio de cierre de una oferta
  • Número de días de una oferta publicada hasta que es archivada
  • Efectividad de contratación del reclutador
  • Tiempo de uso de la plataforma
  • Ofertas confidenciales creadas y gestionadas.

Hemos hablado con anterioridad de la necesidad de usar una solución integral de selección de personal para realizar un proceso más efectivo, donde la tecnología es una ayuda para la experiencia del reclutador. Sin duda, es una buena manera de tener controlados los KPIs en tiempo real, teniendo en cuenta los datos gestionados por el aplicativo.

Generar este tipo de reportes es ágil con el uso de la tecnología correcta.

La tecnología no viene a suplir la intuición, la experiencia y la humanización de los gestores de talento, sino a mejorar la técnica, impulsada por la recepción y análisis de los datos. Hoy la gran mayoría de lo que nos rodea nos damos cuenta que se basa en modelos matemáticos.

Los principales beneficios del uso de SherlockHR en el manejo de los datos es:

  • La facilidad de visualización de reportes en tiempo real
  • Nos permite una mejor interpretación de lo que sucede en nuestro departamento
  • Permite un monitoreo a tiempo real
  • Conexión de datos con la estrategia. Una convergencia que garantiza el cumplimiento de objetivos, del equipo y del negocio. Nos permite ser más precisos

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