Mide la productividad de tus colaboradores en home office

Hasta hace unos días, escuchar el término “home office”, representaba para muchas organizaciones un cúmulo de dudas e inquietudes acerca de la productividad de los colaboradores. Sin embargo, con la llegada del Virus Covid-19, esta modalidad de trabajo pasó de ser una posibilidad a largo plazo a una necesidad inmediata.

En muchos casos, gran parte de esta resistencia a implementar el trabajo en casa, por parte de las empresas, se debe a que les resulta difícil corroborar que el trabajador respete efectivamente las reglas establecidas por su marca empleadora y cumpla cabalmente con sus objetivos.

Por ello, aquí te decimos cuáles son los parámetros que debes tomar en cuenta para poder evaluar el desempeño a distancia de los miembros de tu equipo.

Establece tus métricas

Para conocer la situación real de tu empresa en trabajo remoto es de suma importancia establecer una medición de resultados en dos principales vertientes:

  1. Métricas de Negocio
  2. Métricas Humanas

Métricas de Negocio

Estas se utilizan para cuantificar y monitorear el correcto funcionamiento de todas las áreas de una empresa, que en gran medida, opera a través del trabajo remoto:

1.- Satisfacción del cliente. Este es uno de los indicadores clave de rendimiento dentro de cualquier organización. Puedes lanzar encuestas de satisfacción del cliente cada determinado tiempo, o bien, si se trata de un área de atención a clientes, puedes redirigirlos a contestar un breve cuestionario que te dará un mapa completo de que las cosas marchan bien con respecto del servicio que están brindando tus colaboradores.

2.- Tiempo trabajado. En la actualidad existen diversas aplicaciones de bajo costo que permiten tener un control del tiempo real que el colaborador ocupa para realizar todas sus tareas relacionadas con la actividad laboral.

3.- Nivel de facturación. Esta métrica podemos obtenerla de forma mensual, semanal o diaria. Llevar un seguimiento de objetivos con los equipos comerciales contribuye a mantenerlos motivados y enfocados en los resultados que se esperan de ellos. Llevar un conteo del número de visitas virtuales de los clientes es una buena forma de entender los números que se han alcanzado en una fuerza de ventas.

4.- Resultados por proyecto u objetivo. Parte de la nueva cultura organizacional de una empresa consiste en medir el desempeño de las personas por sus resultados, es decir, por esos alcances que puedan llegar a tener e impactar positivamente en la compañía. Para tener un mapa más claro de estos resultados obtenidos, es necesario que el líder supervise la actividad de su equipo y que sobre la marcha se presenten avances del proyecto, para tener un panorama más claro de cómo van evolucionando las cosas.

Métricas Humanas

Desde las áreas de gestión de talento también existen métricas específicas que nos pueden dar un panorama amplio del estado de las áreas de trabajo en estos tiempos de contingencia:

1.- Engagement. El compromiso de los trabajadores con su marca empleadora es un factor clave en momentos en los que la distancia se ha convertido en una limitante. Las reuniones individuales vía remota y las entrevistas de salida pueden ser medios efectivos para corroborar que en nuestras empresas habitan colaboradores comprometidos con la causa.

2.- Índice de satisfacción en el trabajo remoto. Abrir canales de comunicación con nuestros colaboradores es una tarea que no debemos abandonar, pues, pese a la distancia, debemos estar más cerca que nunca. Invita a tus líderes a que se involucren más con el estado de ánimo de las personas y a que abran un espacio de expresión para ellos.

3.- Nivel de energía y espíritu del equipo. Sensibilizar a cada uno de los miembros de nuestros equipos de trabajo acerca de la situación que estamos viviendo, es una obligación y un compromiso ético. Es muy importante llamarlos a que hagan conciencia, pues hoy necesitamos cuidarnos unos a otros, redoblar esfuerzos para mantenernos saludables y seguir cumpliendo con nuestro trabajo de la mejor manera: a salvo, en casa.

4.- Trabajadores enfermos o con COVID. Por muy duro que parezca, es una realidad que en todas las empresas existe un riesgo latente de que parte de nuestra fuerza laboral enferme y esto invariablemente puede llegar a mermar los niveles de entusiasmo, el espíritu colaborativo va a  decaer y a afectar la productividad dentro de la organización. Es de suma importancia que desde las áreas de recursos humanos llevemos un seguimiento detallado de este tipo de casos, también con el objetivo de brindarles todo el apoyo que necesiten.

Si es posible, contar con apoyo psicológico también para quienes no saben cómo enfrentar el cuadro de ansiedad o el temor a haberse contagiado si convivieron con estos colaboradores antes de la cuarentena, pues también es importante consultar con especialistas de la salud mental y mantener el ánimo resiliente y motivado, cumpliendo también, con la NOM sobre salud psicosocial en el trabajo, incluso de manera remota.

Herramientas para medir resultados del trabajo remoto

Existen diversas aplicaciones para gestionar de manera remota tanto a nuestras empresas, como al equipo que las conforma y estas que te presentamos a continuación son de bajo costo, ya que la inversión va de los 7 a los 30 dólares mensuales.

1.- Basecamp. Hoy tiene más de 3 mil empresas firmadas. Es una herramienta útil para equipos que organiza proyectos de forma sencilla y eficaz. Es efectiva sobre todo para las PyMES.

2.- Harvest. Es una herramienta bastante potente para el manejo de horarios, que se puede consultar en línea. A través de ella se pueden gestionar reuniones, administración, búsqueda de información, y muchas acciones más que te pondrán al frente de la productividad.

3.- Jira Software. Es una herramienta en línea para la administración de tareas de un proyecto, que permite dar seguimiento a errores e incidencias, así como controlar la gestión operativa de proyectos puestos en marcha desde nuestras empresas.

4.- Crossover. Es un programa comercial que permite ejecutar aplicaciones populares de Windows en un sistema Linux o Mac.

5.- Jell. Esta aplicación te ayuda a diseñar los objetivos y registra la actividad de las personas. Destaca esta aplicación porque te permite conocer el incremento en las ventas y en la utilidad.

6.- Weekdone. Mide la satisfacción en trabajo remoto que tiene el trabajador, así como el espíritu y el nivel de energía del equipo. Lo anterior, permite a las empresas tener un panorama más claro de la sanidad del equipo y de cada una de las personas que lo conforman.

¿Por qué es importante tener el pulso de tus trabajadores?

Una de las aspiraciones del área de recursos humanos es aportar un valor añadido a la empresa que representa, a través del control del tiempo e incluso hasta la selección de mejores candidatos. Hoy el talento humano es el instrumento que todo negocio necesita para asumir los desafíos y cambios que estamos viviendo de manera súbita e inesperada.

Para poder hacerle frente a este reto, existen herramientas como HolmesHR, que te permitan estar cada vez más cerca de tus colaboradores, no sólo para medir sus niveles de productividad, sino también, para conocer su parte más humana.

De entre muchas otras herramientas de gestión de talento, HolmesHR destaca por sus poderosas herramientas de gestión y comunicación como:

1.- Red social corporativa: Es un ecosistema exclusivo de tu empresa para estar siempre al día, conectar con los colaboradores de manera directa y en un ambiente amigable, que le da identidad a tu marca. A través de ella, podemos difundir mensajes corporativos informar a los colaboradores acerca de las acciones que estamos emprendiendo para hacerle frente a esta contingencia, así como los próximos pasos que se darán para salir avante como organización.

2.- Encuestas de clima organizacional: Conoce de manera inmediata y directa la opinión de tus colaboradores con estas encuestas. La necesidad de sentirse escuchados, de que sus preocupaciones sean atendidas, se disipan cuando implementas entre tus colaboradores estas encuestas. Son el puente perfecto para sondear sobre temas concretos, relaciones entre colaboradores, etc.

3.- Buzón de sugerencias: Este es un espacio donde los colaboradores pueden expresar cualquier tipo de inquietud, con la seguridad de que la premisa básica será la confidencialidad.

4.- Gestión de proyectos: los equipos podrán asignar los proyectos y desgranar los subproyectos, delegando las tareas a quien corresponda, así como contabilizar las horas dedicadas a esta actividad, lo que permite ver un resultado claro con respecto de la rentabilidad y las horas reales dedicadas a cada proyecto. Además, se puede asignar tareas de forma interconectada, de acuerdo con todo aquello que la empresa decida habilitar.

Así, en este periodo de trabajo remoto obligado, HolmesHR también podrá ayudarte a tener un control horario de nuestros colaboradores, ya que a través de la herramienta, es posible checar sus entradas, salidas y visitas al médico. Como si fuera poco, es posible programar una geolocalización a través del teléfono y la PC.

Es imperativo que en esta época de dificultad sea permanente y esté de manifiesto una sensación de cercanía con nuestros colaboradores. Hoy es una necesidad que debemos atender de forma inmediata. Convierte a la tecnología en tu mejor aliado y no

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