Reinventa tus encuentros: WorkShops virtuales

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El mundo se mueve a gran velocidad y aquella constante que a veces nos pasaba desapercibida, el cambio, está más de manifiesto que nunca. La propagación del virus COVID 19 nos ha orillado a hacer un cambio de piel, a reconstruir nuestra forma de trabajar. Hoy la distancia se ha convertido en una barrera cotidiana que hay que sortear a través de la tecnología y con ello viene una reinvención en la que todos estamos incluidos.

Parte de la transición que estamos viviendo se verá reflejada en los eventos corporativos, en esos espacios que, como empresas, hemos aprovechado para estrechar lazos con nuestros clientes y que tanto valor aportan a nuestras estrategias de comunicación. Hoy esos encuentros deberán pasar de lo presencial a lo virtual, al menos por un tiempo.

¿Qué es un workshop online?

Este espacio virtual es un taller de trabajo intensivo, cuya organización se centra en la comunicación de noticias de carácter relevante, pero también en desarrollar talentos o habilidades en los asistentes, que vayan íntimamente ligadas con temas relacionados a nuestra marca.

Este es el momento perfecto para generar un acercamiento real con nuestros clientes, además de tener un intercambio de información valiosa y mejorar la reputación de nuestro negocio, ya que a través de estas prácticas se puede llegar a ampliar el panorama de las fortalezas y debilidades de una organización.

Pero ¿cómo podemos trasladar esta práctica al mundo virtual para obtener los resultados esperados? En CompuTrabajo te decimos cómo puedes construir tu estrategia paso a paso:

1.- Estructura tu contenido. Para organizar un workshop online debes definir cuáles son los temas a tratar, quiénes serán los instructores o ejecutores de la actividad, así como la segmentación del workshop, es decir, la cantidad de bloques, módulos o unidades temáticas que lo conformarán.

Es de suma importancia que en esta planificación calcules la duración, misma que no deberá de ser de más de cuatro horas. Esto dependerá de la carga de información que quieras transmitir: si la extensión de tu workshop es de cuatro horas, puedes proponer a tu audiencia segmentarlo en dos partes, por ejemplo; dos horas por la mañana y dos por la tarde; ya que al impartirlo en una modalidad online, hacer que tu audiencia pase cuatro horas seguidas frente al ordenador pueden ser muy pesadas para ellos e incluso mermar sus niveles de atención.

2.- Define los temas. Cuándo ya tengas definido el qué, quiénes y cómo hacerlo, será necesario que centres tus energías en elegir los temas. Para ello, es crucial que decidas a qué tipo de profesionales quieres dirigirlo, para enviar un mensaje relevante a tu público, que tenga la capacidad de despertar el interés de las personas.

La clave del éxito en la elección del tema radica en salir de lo común, descarta todos aquellos temas de los que todo el mundo habla y busca aquellos de los que nadie o quizá muy pocos han hablado. Aléjate de lo convencional y acércate a lo innovador. Comparte casos de éxito que avalen tu línea discursiva. Los logros medibles y palpables siempre marcan la diferencia en términos de credibilidad.

3.- Identifica a tu público. Ya teniendo definido el tema, debes centrarte en elegir el tipo de perfil que te gustaría que tuvieran las personas que acudan a este encuentro online. Sé selectivo e invita sólo a aquellas personas que creas que pueden aportar valor para la causa que estás persiguiendo.

La diferencia entre un workshop y una conferencia es la participación activa de las personas. La recomendación es que pases de lo masivo a lo íntimo, es decir, procura tener el número de asistentes justo para que pueda generarse un clima de retroalimentación, las multitudes online no son una buena opción para este tipo de prácticas.

4.- Define el objetivo de tu workshop. Tener un objetivo claro es parte fundamental para poder medir nuestras metas. Piensa si este ejercicio está dirigido a mejorar el branding de tu empresa o la del profesional al que estás convocando.

5.- Genera el material de apoyo preciso. Para ejecutar un buen workshop es necesario disponer de material vasto que enriquecerá la experiencia al ser usado en la exposición. Puedes utilizar guías o manuales de uso, o bien, elementos multimedia.

Entre más material visual de impacto utilices, mejores serán los resultados. Una regla de oro es que todo material utilizado debe ser súper sencillo de aprender, pero, sobre todo, debe fomentar la concentración de los asistentes.

6.- Promueve tu workshop. Antes que otra cosa, debes determinar la modalidad de ingreso, es decir, si será gratuito o de paga. Si tu intención es ofrecer un conocimiento muy técnico, puedes considerar cobrar una tarifa a los participantes, pero si lo que estas buscando es posicionar tu marca y tu nombre en el mercado, el ofrecer una sesión gratuita puede sumarte muchos puntos para que en un futuro cercano aumentes tu cartera de clientes.

Para la difusión de tu workshop puedes utilizar la herramienta del email marketing para convocar a tu público objetivo con una segmentación muy bien definida, o bien, dirigirte a pequeños grupos sobre el tema a tratar en las distintas redes sociales como LinkedIn, Facebook e Instagram. No olvides incluir una landing page y un formulario para que puedas seguir ampliando tu base de datos.

7.- Prepara un entorno de grabación atractivo. Un punto medular para que tu workshop corra tal y como tú y los invitados esperan, es generar una experiencia grata para todos. Puedes lograrlo si eliges un espacio que sea similar al de un estudio, que tenga una muy buena iluminación y sin ruidos externos. Los asistentes te lo agradecerán.

8.- Construye confianza en la ejecución. Tanto en el trabajo como en la vida misma, parte de la consolidación de cualquier proyecto es gracias a que cada persona que participa asume roles distintos. La efectividad de un workshop radica en la capacidad que tengamos de trabajar activamente, es decir, no hay eruditos ni expertos, sino personas dispuestas a construir un proyecto en común, ya que lo que se persigue es resolver un problema o potenciar un talento.

Puede suceder que algunas personas se sientan intimidadas frente a la cámara: dales la confianza para que expresen sus ideas libremente y que compartan su aprendizaje para un bien común.

9.- Recoge el Feedback de tus asistentes. Conocer las impresiones de las personas que han asistido a tu workshop es una especie de faro que podemos tener para trabajar en nuestras áreas de oportunidad y ofrecer una mejor experiencia a los grupos posteriores. Así, también puedes medir los resultados y ver si estos te acercan al objetivo que te habías impuesto.

10.- Certifica a tus asistentes. El ofrecer a tus asistentes un documento que acredite que han participado en tu workshop, también le dará credibilidad a tu curso y los profesionales que participen en él, podrían referirte nuevos participantes que a la larga pueden convertirse en tus clientes.

Convierte a la distancia en tu mejor aliado

Capacitarse y formarse en talleres presenciales o a distancia significa un estímulo de motivación para todos los participantes. Puedes sumar a un experto a esta dinámica que aporte un valor diferencial. Atrévete a derribar la barrera de la distancia y demuéstrales a las personas que hay formas distintas de comunicarse sin dejar de aprender y de enriquecerse.

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