Seis formatos de comunicación interna para conectar con tu equipo

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La comunicación ya era una la herramienta esencial, pero durante estos días de confinamiento se ha vuelto indispensable. La conexión con tus colaboradores es necesaria y beneficiosa para ambos.

En artículos anteriores hemos hablado de las ventajas de la comunicación digital, pero hoy vamos a centrarnos en la comunicación interna.

Hasta hace poco, esta rama de la comunicación empresarial ha sido ignorada o menospreciada. Sin embargo, los colaboradores valoran la transparencia de una empresa y esa transparencia se transforma en mensajes continuos y honestos.

Llevamos muchos meses trabajando la planificación y la implementación de estrategias y acciones de Employer Branding, muchas de ellas basadas en la comunicación, la transparencia y la reunión de personas de la compañía.

Hemos visto que funcionan, que motivan y generan engagement con nuestros colaboradores. Y es justo ahora, cuando los tiempos se vuelven complicados, cuando más necesitan de este tipo de acciones, sobre todo para superar la incertidumbre que estamos viviendo.

Peter Drucker, filósofo y especialista en negocios, dijo hace más de cinco décadas que “el 60% de los problemas empresariales son consecuencia de una mala comunicación”.

Beneficios de las reuniones durante el teletrabajo

El ser humano es un ser social, necesita del contacto y la experiencia para crear vínculos afectivos. Las reuniones virtuales se han vuelto indispensables a pesar de la imposibilidad de estar presentes en la oficina. Para forjar lazos de compromiso con la empresa, el proyecto y los compañeros es necesario verse a la cara, mirarse a los ojos, y sonreírle a tu compañero, aunque sea a través de una pantalla.

Las personas sienten menos miedo y desesperanza si mantienen el contacto. Además, entablar conversaciones sobre asuntos de trabajo puede ayudar a la motivación y a reducir el estrés por la incertidumbre del futuro.

Las reuniones durante el home office permiten:

  • Mantenerse al día de la situación de la empresa y las personas que la forman.
  • Establecer y revisar los objetivos. Empezar nuevos proyectos.
  • Reconocer logros del equipo. El 84% de los líderes de HR admiten que su programa de reconocimiento tiene un impacto positivo en las relaciones con sus colaboradores, la cultura organizacional y, sobre todo, el compromiso con la empresa.
  • Fortalecer vínculos entre compañeros. Según observaciones de psicólogos, mantener el contacto y ayudar a otros reduce el miedo y genera emociones positivas. Mantener el contacto entre compañeros puede ser un gran aliciente para reducir el estrés y la ansiedad que produce esta situación.

Para mantener estos vínculos, hay varias formas de establecer contacto. La tecnología ha permitido que, aunque no compartamos un espacio físico, sí podamos estar en el mismo espacio virtual.

Seis formatos de comunicación interna

1. Videoconferencia

Aunque también sirva este método para contactar con clientes, es una buena idea para realizar reuniones de trabajo o sesiones informativas.

Hay diferentes normas de protocolo, que son necesarias tener en cuenta para hacerla con éxito y no perder a asistentes por el camino.

  • Espacio físico: antes de empezar debes comprobar el encuadre, la luz y el sonido. Todos estos elementos influyen en la comunicación y transmiten un mensaje al resto de la audiencia.
  • Presentación personal: es importante dar buena imagen al resto de colaboradores o clientes que participarán. Ten en cuenta el vestuario y la postura.
  • Desarrollo de la conferencia: hay que asignar un día y hora para que todos lo anoten en el calendario. El tema debe estar bien preparado y planificar de antemano los puntos que se trataran. Para que sea efectiva debe durar entre 30 y 45 minutos, no más, ya que la capacidad de atención por parte de la audiencia se reduce. Finalmente deja unos 10 minutos para resolver dudas e interactuar.

Para que la videoconferencia tenga el éxito deseado es necesario que además de tener tu computadora preparada, para ello también cuentes con una buena conexión a internet, un lugar sin mucho ruido y pongas en práctica los consejos anteriores.

2. Formación Online

Para muchos de nuestros colaboradores y clientes la capacitación constante y el aprendizaje son claves a la hora de elegir la empresa en la que vayan a desempeñarse o con la que vayan a aliarse.

Los programas de formación internos resultan atractivos para quienes quieran venir a trabajar con nosotros, pero además son un elemento clave en la retención de los empleados,  y representan un sello de garantía en cuanto a la realización de procesos específicos para el logro de objetivos de la empresa.

Las organizaciones compiten por tener a los mejores profesionales. Obtenerlos a través de la contratación como única vía, es mucho más caro que invertir en ese talento que ya tienes y que puede crecer con la formación adecuada.

Ventajas de la formación virtual:

  • Versatilidad
  • Nuevas habilidades y más capacidades: si tu empresa pertenece a un sector en constante cambio, un colaborador que se recicle de manera continua irá adquiriendo más y mejores aptitudes.
  • Menor resistencia al cambio e interactividad
  • Ahorro de costos: los eventos presenciales implican una inversión económica. Con la formación virtual podríamos tener un ahorro (a veces bastante significativo). Ese presupuesto puede redirigirse a una mayor capacitación o en tecnología que nos ayude con nuestro trabajo.
  • Engagement
  • Distinción frente a la competencia: dos de los factores diferentes al salario que les llaman la atención a candidatos y colaboradores son el posicionamiento de la empresa y los planes de carrera. Ambos logran destacar gracias a los programas de formación.

¿Y qué tipo de formación puedes dar a tu equipo en estos momentos?

  1. Formaciones internas: donde alguien del equipo prepara material y da información y conocimiento adicional sobre un material.
  2. Asistir a webinars donde la temática podrá ayudar a mejorar el rendimiento de esa persona o del departamento.
  3. Cursos universitarios o de escuelas de negocio que pueden mejorar sustancialmente un conocimiento, habilidad o practica que el colaborador necesite para su trabajo.
  4. Tutoriales.

3. Coffee Stand Up

¿Cómo puedo medir la productividad de mis colaboradores? ¿Qué hacen con el tiempo que tienen? ¿Cómo va el proyecto?

Las reuniones de productividad suelen suponer mucho trabajo y a veces no son bien vistas por parte de los colaboradores. En algunas empresas sucede a la inversa: los colaboradores no saben realmente qué hacen los gerentes o directivos de la empresa.

Los Coffee Stand Ups pueden ser una buena estrategia para medir la productividad del equipo y a la vez estar en un ambiente un poco más relajado que en una videoconferencia o una reunión de productividad.

Para ello, de forma virtual, un equipo nos presenta el proyecto, cómo se ha llevado a cabo y los resultados mientras el resto del equipo se toma un café.

Esto permite poner al día al resto de los equipos de ese proyecto y poder tener feedback de los resultados obtenidos hasta ahora.

Es una manera perfecta para que el equipo completo se relacione y conozca qué, cómo y hacia dónde están trabajando sus compañeros, además de conocerlos un poco mejor, si la empresa es grande.

Para los que hablan, es un momento de visibilidad, de protagonismo y de poder compartir la pasión que los motiva en su día a día de trabajo. Haciendo hincapié siempre en que compartan el conocimiento de una manera sencilla, para que todo el mundo pueda entenderles.

4. Video entrevistas

Las reuniones virtuales son una herramienta muy útil para los gestores de recursos humanos, pues te permiten conocer a tus candidatos gracias al envío de preguntas que ellos deben responder en video. Es posible gestionar todo esto con herramientas de software que facilitan y agilizan este proceso.

La solución que ofrece SherlockHR con sus videoentrevistas evita desplazamientos espacio temporales, y te permite enviar una batería de preguntas al candidato para que las responda en el momento en que se sienta más cómodo y relajado, haciendo una grabación en video con la que se encuentre tranquilo sobre su desempeño. Sus respuestas siempre quedan almacenadas en el CV del candidato dentro de la plataforma y serán accesibles para todo el equipo y en cualquier momento.

También te brinda la posibilidad de filtrar al candidato sin necesidad de una entrevista presencial y puedes revisar la entrevista con mayor profundidad: qué dice, cómo lo dice, cuál es su expresión, lenguaje no verbal, etc.

5. Onboarding

El 20% de las nuevas incorporaciones se plantean dejar el trabajo tras el primer día. Por ese motivo el onboarding o proceso de recibimiento en la empresa es de suma importancia para que un colaborador gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía con el mínimo estrés. 

Este proceso consiste en hacer que la nueva incorporación se integre a su equipo y organización de manera eficaz y que su experiencia sea acompañada por alguien que le guíe y le haga sentirse bienvenido. Los colaboradores que han recibido un onboarding efectivo están 18 veces más comprometidos con la organización que aquellos que han tenido un proceso deficiente.

Según los profesionales de la gestión de recursos humanos, durante este proceso se potencia la autoconfianza, la claridad del puesto, su integración social dentro de la empresa y el conocimiento de la cultura de la organización.

¿Cómo debe ser un buen onboarding?

  • Enviar el contrato con antelación
  • Dosificar la información que se le da al nuevo integrante
  • Hacer rondas de presentación
  • Pautas para consolidar las habilidades
  • Posibilitar la resolución de las dudas administrativas de la contratación
  • Seguimiento del proceso

Las empresas con programas de Onboarding retienen un 66% más a los nuevos empleados, según RH PAE News, empresa dedicada a las soluciones en recursos humanos en Latinoamérica.

HolmesHR es una solución digital que permite ahorrar tiempo y costos e incrementa la satisfacción y mejora la retención del talento.

6. Team Building

Hacer equipo implica trata de entender, apreciar y desarrollar al máximo las capacidades de una persona dentro de un equipo y a la vez convertir ese grupo de personas en un equipo unificado y con los mismos objetivos.

Los beneficios de realizar actividades de team building son:

  1. Aprender a trabajar en equipo
  2. Mejorar la comunicación entre todos los miembros
  3. El líder puede conocer mejor a su equipo y qué tipo de guía necesita
  4. Fomentar el compañerismo y la comprensión
  5. Fomentar la cultura organizacional
  6. Mejorar los resultados de la empresa

Hay empresas que durante esta cuarentena hay desarrollado actividades para realizar en equipo.

Por ejemplo, han creado actividades para hacer ejercicios juntos. De esta manera se motivan unos a otros. La multinacional alemana Henkel invita a sus colaboradores a subir imágenes de estas actividades a su intranet.

Otra actividad que ha ayudado a trabajar en equipo son las reuniones con los pequeños de la casa y la asignación de tareas. DirectTV, por ejemplo, ha compartido material adicional llamado Escuela Plus, que ofrece contenido educativo para todos los niños del país.

También Fugro México ha impulsado una estrategia relacionada con la actividad de Team building, bautizada bajo el nombre de “El postre”. Consiste en reunir al equipo de trabajo a través de una videollamada después de la hora de la comida, con la intención de compartir su postre favorito juntos y hacer una especie de sobremesa que permita a los colaboradores liberar estrés y pasar un rato agradable.

Estos seis ejemplos pueden ayudarte a conectar con tu equipo y fortalecer las relaciones a través de la comunicación. Debemos aprovechar las herramientas que tenemos a la mano para seguir creando vínculos entre los colaboradores y la empresa. Aprovecha que ya las conoces y renueva los vínculos con tu equipo.

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